Domina la Gestión del Tiempo y aumenta la productividad de tu negocio10 min read

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¿Te has descubierto alguna vez diciendo eso de: “¡Es que no me da la vida!”?  ¿Piensas que las personas que tienen éxito en sus negocios son auténticos superhéroes?  ¿Tienes la sensación de que tus días son más cortos que los de los demás? 

gestión del tiempo

Todo eso te pasa porque no has trabajado en aumentar tu habilidad de saber implementar una correcta administración y gestión del tiempo para tu negocio. 

Pero no te preocupes, porque en este artículo de hoy, te voy a compartir trucos, técnicas y herramientas para que logres una perfecta optimización de tu tiempo, de los resultados de tu negocio y también de tu tiempo para vivir. 

¿Te apetece saber cómo realizar una correcta gestión del tiempo? 

Vamos allá

 

¿Qué es la Gestión del Tiempo? 

La gestión del tiempo no es, ni más ni menos, que la forma de aumentar tu eficiencia gestionando tu tiempo de manera que se maximice tu productividad y logres los objetivos que te marques  Para, para Antes de que empieces a darle vueltas a la cabeza con frases del tipo: Uy, es que yo no sé hacer eso o Hace falta ser un portento para lograrlo, te diré que los grandes triunfadores (sí, esos de los que piensas que son superhéroes) no nacen productivos, sino que todos ellos han aprendido las habilidades necesarias para llevar a cabo métodos de gestión del tiempo y planificación de tareas que les lleven a hacer más en menos tiempo.  

 

Las Claves para gestionar tu tiempo de forma efectiva  

Una correcta administración y gestión del tiempo radica en dos aspectos fundamentales:  

 

 1. Planificar 

Planificar periódicamente la ejecución de tu lista de actividades o tareas pendientes te ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza. Para ello, lo ideal es que hagas una planificación a corto plazo (planes diarios y/o semanales). Esto hará que tu plan de administración del tiempo sea más efectivo a la hora de medirte.  

Recuerda: Toda actividad que realices debe ser medible, de lo contrario no tiene sentido que inviertas tiempo en ella.  

Medir tus acciones es la manera más adecuada de saber si lo que estás haciendo tiene o no impacto en tu Productividad y, por ende, en la Rentabilidad de tu negocio. 

 

Cada minuto invertido en planificación ahorra 10 minutos de ejecución 

Brian Tracy 

 

2. Priorizar 

Debes tratar de priorizar tus tareas en función de tus objetivos de producción concretos para cada mes y cada semana, para definir adecuadamente la organización de tareas a llevar a cabo cada día.  

¿Qué actividades o tareas serán prioritarias? 

Aquellas que incidan directamente en tu rentabilidad.  Más adelante te explico un método para que te sea mucho más sencillo determinar las tareas prioritarias.   

 

¿Qué beneficios te aporta tener una correcta organización y gestión del tiempo en tu negocio? 

Son muchos los beneficios que puedes obtener de una gestión eficaz del tiempo en tu negocio, a continuación te menciono algunos:  

 

Foco en tu Superpoder 

Una administración del tiempo correcta te permite enfocarte en aquellas tareas consideradas vitales para tu negocio u organización y que están basadas en tu mayor habilidad (tu superpoder) 

Para ello, debes aprender a clasificar tus tareas en: Urgentes e Inmediatas, Urgentes no inmediatas, No urgentes y Generales o postergables.  

Una vez lo conviertas en un hábito, aumentarás el éxito de tu gestión en la administración del tiempo de tu empresa. 

 

Avance Continuo 

Cuando llevas a cabo una gestión eficaz del tiempo, evitas el estancamiento de tu empresa, ya que eres capaz de terminar al final del día todas las tareas que te marcas en la lista de pendientes, por lo tanto, tu negocio avanza continuamente sin detenerse. 

 

Medir Resultados 

La optimización del tiempo te facilita la aplicación de herramientas de medición de resultados para saber específicamente dónde enfocar tu presupuesto y tus esfuerzos. 

 

Evitar el Caos 

Al tener una mejor organización del tiempo, evitas el Caos generalizado que se promueve en tu negocio cuando dejas de hacer tareas consideradas como urgentes. 

 

Cero Estrés 

¿Te acuerdas del estrés que produce combatir continuamente contra un sinfín de tareas acumuladas 

¡Pues con una buena gestión del tiempo, ese estrés deja de existir! 

 

Tiempo Libre 

Una vez logretener una buena administración del tiempo en el trabajo, gozarás de más tiempo libre para compartir con tu familia o para practicatus actividades favoritas. 

 

Todo esto está muy bien, pero ¿Qué pasa si no llevas a cabo una buena gerencia del tiempo?  Veámoslo…   

 

Consecuencias de una Mala Gestión del Tiempo 

 

Flujo de trabajo deficiente 

La incapacidad de planificar con anticipación y cumplir con tus objetivos significa poca eficiencia porque podrías terminar saltando hacia adelante y hacia atrás a la hora de cumplir con tus tareas y eso se traduce en una reducción de la eficiencia y una menor productividad. 

 

Tiempo perdido 

La mala gestión del tiempo resulta en una pérdida de tiempo. 

Por ejemplo, si estás hablando con tus amigos en las redes sociales mientras realizas una tarea, te distraerás y perderás el tiempo. 

 

Pérdida de control 

Al no saber cuál es tu próxima tarea, sufrirás la pérdida del control de tu vida y eso contribuirá a que tus niveles de estrés y ansiedad suban a límites insospechados. 

 

Mala calidad del trabajo 

La mala gestión del tiempo suele afectar la calidad de tu trabajo, ya que completar las tareas en el último minuto suele afectala calidad del resultado. 

 

Mala reputación 

Si tus clientes no pueden confiar en ti para completar las tareas de manera oportuna y a tiempo, sus expectativas y percepciones sobre ti se ven afectadas negativamente y es probable que confíen en otro negocio que, ¿Quién sabe? Puede que sea tu competencia. 

 

Los Métodos más empleados para una correcta Organización y Gestión del Tiempo 

 

Gestión del tiempo

 

1. Gestión del Tiempo y Planificación de tareas con el Método 80/20 

El Método 80-20, también conocido como Principio de Pareto, fue concebido por el economista italiano Vilfredo Pareto, quien observó que el 80% de tus resultados generalmente provienen del 20% de tus acciones. 

Aprovecheste conocimiento y descubre qué actividades forman parte de ese 20% para dedicarles tu tiempo.  

 

2. Organización y Gestión del tiempo con la Matriz Eisenhower 

Las personas que son buenas en la gestión del tiempo, son todavía mejores para priorizar y resolver lo que realmente necesitan hacer y descartar lo demás. 

¿Sabes por qué pueden hacer esto? 

Porque entienden la diferencia entre urgente e importante. 

¿Cuál es la diferencia entre ambas? 

Las tareas urgentes exigen tu atención inmediata, independientemente de si son importantes o no. 

Por su parte, las tareas importantes son importantes, como su propio nombre indica, y no realizarlas puede traer graves consecuencias para ti o para los demás. 

Esta distinción entre urgente e importante es la clave para optimizar tu tiempo y tu carga de trabajo, ya sea en el trabajo, en casa o al estudiar. 

¿Cómo decidir qué tareas son urgentes y qué tareas son importantes para llevarlas a cabo? 

Usando la matriz Eisenhower de prioridades podrás organizar todas tus tareas en las categorías apropiadas según su urgencia e importancia: 

 

Matriz Eisenhower 

gestión del tiempo

 

Para utilizar la matriz de prioridades, debes revisar tus tareas a diario y preguntarte cuáles de ellas deben realizarse en las próximas 48 horas y todas las tareas que te salgan, serán las tareas urgentes. 

A continuación, pregúntate dtodas esas tareas urgentes, cuáles son las más importantes y enuméralas en orden de importancia, en lugar de darles una distinción absoluta entre importante / no importante. 

Ahora pregúntate qué tareas debes hacer, pero no son urgentes. 

De esa lista, ¿Cuáles son las más importantes? 

Enuméralas en orden de importancia. 

Una vez tienes las respuestas a estas preguntas, ha llegado el momento de asignar tus tareas a las casillas de la matriz de prioridad, siguiendo estas reglas: 

 

  • No asignes más de siete u ocho tareas en cada caja. 
  • No pospongas las cosas urgentes o importantes solo porque son desagradables, eso no cambia nada, más bien al contrario, aún te costará más llevarlas a cabo. 
  • Observa cuáles son las tareas menos urgentes, pero importantes y decide qué hacer con ellas: programarte un tiempo para hacerlas o delegarlas a otra persona.
  • Delega las tareas urgentes, pero más fáciles y menos importantes. 
  • Elimina las tareas no urgentes y no importantes. 

 

¿Ya lo tienes? 

Pues ha llegado el momento de que te pongas manos a la obra comenzando por la lista Hacer ahora.  Cuando termines, continúa con el resto del trabajo o tareas programadas. 

 

En resumen: 

 Haz las tareas que son importantes y urgentes. 

  • Aplaza las tareas que son importantes, pero no urgentes. 
  • Delega las tareas que son urgentes, pero no importantes. 
  • Elimina las tareas que no son ni urgentes ni importantes. 

 

3. Optimización del Tiempo con el Método Dominó 

La física demuestra que una ficha de dominó puede derribar otra un 50% más grande y esto lo puedes aplicar también a la hora de realizar una buena administración del tiempo y planificación de tus tareas. 

¿Cómo? 

Piensa en tus tareas como si fueran las fichas de dominó y verás cómo, conforme las vayas completando, tus pequeños avances positivos pueden llegar a convertirse en grandes logros. 

 

Tips o Recomendaciones para una correcta Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas: 

 

  • Evita las multitareas. 
  • Aprende a Delegar. 
  • Evita la procrastinación. 
  • Lleva una agenda. 
  • Asegúrate de que todas las tareas o actividades puedan medirse. 
  • Chequea la lista y tacha las tareas ejecutadas. 
  • Plantéate metas u objetivos reales o alcanzables. 
  • Identifica los principales agentes distractores que te roban el tiempo y elimínalos. 
  • Utiliza herramientas digitales como: Google Calendar, Evernote, Asana, etc. 
  • Mide todo lo que hagas, solo así sabrás si da o no resultados. 
  • Desconéctate del trabajo los fines de semana. 
  • Realiza un curso de Gestión del Tiempo o contrata a un mentor. 
  • Lee libros de gestión del tiempo. 

 

Ya sabes de la importancia de realizar una gestión eficaz del tiempo en tu negocio y, de acuerdo con mi experiencia, sé que el Método 80/20 es el más sencillo y práctico de aplicar, sin embargo, cualquiera de los métodos de organización del tiempo que utilices es válido y puede ayudarte a mejorar e incrementar significativamente tu productividad en cualquier entorno, ya sea profesional o personal.  

Toma en cuenta toda esta información y haz de la planificación y gestión del tiempo una tarea habitual, verás resultados que te sorprenderán corto plazo. 

Ah, para completar toda la información que he querido compartirte en este artículo, quiero revelarte en este vídeo, los 3 Pasos efectivos para gestionar tu tiempo correctamente que yo implemento en mi propio negocio y que me está generando ventas continuamente. 

 

 

Recuerda:

  • Invertir 5 minutos diarios en organizar y enlistar tus tareas te va a repercutir en muchísimos beneficios para ti y para tu negocio. 
  • Llevar a cabo una gestión del tiempo eficiente es igual a: cliente contento, jefe contento, mayor productividad, mayor rentabilidad, más tiempo libre, cero estrés, etc. 
  • Implementa el modo avión, es decir, desconéctate del móvil y de todo aquello que te genere distracción durante el tiempo reservado a realizar las tareas y veráqué productivo puedes ser en ese tiempo. 
  • No llevar a cabo un sistema de administración eficaz del tiempo, va a repercutir en tu negocio en forma de: Flujo de trabajo deficiente, tiempo perdido, pérdida de control, mala calidad del trabajo, mala reputación. 

 

Ahora que ya sabes cómo mejorar la gestión de tu tiempo y todo lo que implica el no hacerlo, solamente te queda a ti tomar la decisión de hacerlo o no.  

Como estoy seguro de que tu decisión va a ser la más acertada, aquí me tienes para ayudarte a resolver tus dudas a través de los artículos de mi blog. 

¡Muchos éxitos! 

 

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José Piquer

Empresario y vendedor desde hace más de 20 años. Mi vida dió un giro de 360º cuando decido dejar de trabajar con mi padre y salir a la calle a vender. El resultado hoy empresas consolidadas, vendedores números 1 en compañías de gran trayectoria y una academia online que transforma los negocios.

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